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安徽财经大学学生档案管理办法

发布时间: 2020-10-16     访问次数: 13

第一章 总 则

第一条 为做好学生档案管理工作,规范学生档案管理,充分发挥学生档案在学生管理中的作用,根据教育部、国家档案局第27号《普通高等学校档案管理办法》,结合学生档案管理实际,特制定本办法。第二条 本办法所指的学生档案是指在我校计划内统一招收的全日制本科生和硕士生的个人档案,是在学生管理活动中形成的,记述和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的,以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。

第二条 按照集中统一管理档案的原则,校学生处档案室负责学生档案的保管,各学院及有关职能部门协助学生处档案室做好在校学生档案的管理,以保证档案的完整和安全。

第二章 归档范围

第三条 本科学生档案归档范围:

(一)新生原始档案主要包括:高中阶段材料、高考信息(包括:高等学校招生报名登记表、体检表等报考材料 )、高中阶段有关党 / 团员材料。

(二)大学阶段档案主要包括:各学年综合测评、体检表、党/团员材料、奖惩材料、学籍表、高校毕业生登记表、毕业生就业通知书底联等。

第四条 研究生档案归档范围:考研前已形成的人事档案、研究生录取登记表、党/团员材料、评优材料、学习成绩表、毕业研究生登记表、硕士学位论文答辩材料、毕业研究生就业通知书底联等。

第三章 材料的收集归档与要求

第五条 学校相关部门、各学院以及每位在校学生应重视学生档案管理工作,确保档案材料收集归档工作的顺利进行。

第六条 本科新生入学后,由所在班级班主任负责收集整理新生的原始档案。校外考取本校研究生的新生档案由研究生院负责收集:本校保研、考研学生档案在校学生处档案室直转。新生入校一个月取得学籍后,按照有关要求,及时将档案移交到学生处档案室,学生档案按专业、班级学号编号入柜统一管理。

第七条 新生档案移交前,各班班主任应按照学生处的要求,阅档后将新生原始档案袋一并装入学校统一印制的学生专用档案袋内,按学号顺序对学生档案整理清点,做好缺档材料记录,打印学生名单,履行移交手续;同时负责督促和收集学生缺乏的档案及材料并及时归档。

第八条 各学院及相关职能部门对归档材料应认真审查、签署意见并盖章,按规定时间及时送交学生处。

第九条 各类归档材料必须是办理完毕的正式材料,不规范、不完整或手续不齐备的材料不予接收。

第十条 手工书写的归档材料必须统一使用碳素墨水或蓝黑墨水,不得使用圆珠笔、铅笔、红笔和纯蓝色墨水以及复写纸书写,字迹要工整清晰,复印件须注明原件单位并加盖公章。

第十一条 凡属已归档材料,任何人不得擅自更改、剔除。

第四章 档案的查阅与利用

第十二条 学校和学院从事学生工作的人员可根据工作需要查阅管辖范围内的学生档案,学生不得查阅档案。

第十三条 外单位人员(用人单位或特殊情况)需要查阅学生档案,利用者必须持单位介绍信和相关身份证明。

第十四条 查阅档案必须严格履行登记手续并严格遵守保密制度,不得涂改、圈划、撤换档案材料,不得泄露档案内容。

第十五条 学生档案原则上不外借,特殊情况需要借阅、调用的,应由对方单位出具书面公函,经学校批准后,方可办理相关手续。

第十六条 借阅学生档案时,应严格办理清点手续,严禁对档案材料进行擅自处理,如有丢失由借阅人负责。查阅借用学生档案的单位,不得擅自复制、拍摄档案内容。因工作需要利用档案材料取证必须经学校批准方可。

第五章 档案的转递与托管

第十七条 学生学籍变动、转学、休学、退学、出国、入伍等,应及时办理相关手续,以便将档案及时转出或做相关处置。

第十八条 应届毕业生的个人档案,由学生处档案室将学生毕业前形成的各类材料汇总,装入个人档案袋,按照派遣方案及时、准确的予以转递至毕业生被派遣单位。

第十九条 考取硕士生和博士生的应届毕业生如需传递个人档案,应出具被录取院校的调档函,按所考取的院校要求分次或一次调档。

第二十条 按国家规定,做好未落实就业单位毕业生档案的保管工作, 因特殊原因申请办理档案暂时留校保管的毕业生,须个人提出申请,学院审核,报校毕业生就业指导中心批准后,其档案根据申请的期限存放在校学生处档案室。超过规定期限未到校办理转出手续的,将根据有关规定寄送至生源所在地的人事部门,由此造成的后果由毕业生自负。

第六章  附 则

第二十一条 本办法解释权归学生处。

第二十二条 本办法自发布之日起实施。